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企业合同法律事务管理

来源:老马说法  上传时间:2015-11-13  浏览次数:

企业合同法律事务管理

企业对外合同的签订、履行、合同文本的保管应当遵循以下程序:

(1)前期调查:经办人在正式谈判前,不但要查看对方提交的营业执照等有效证件,有条件的还应当到当地工商部门等国家相关部门进行调查,以查明对方的主体资格,尽量了解其资信状况,并审查对方经办人的身份证明及代理权限证明是否合法有效。

(2)正式谈判:正式谈判前,经办人应当得到企业的明确授权,对经办人有权限限制的,应当向对方进行明确告知。严禁经办人超越权限实施谈判。

(3)合同的起草:合同由经办人根据谈判结果先行拟稿,合同内容一般应当包括当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或者报酬;履行期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法等。合同有国家有关部门制订或企业自行制订的格式文本的,应使用格式文本签约,并由经办人按要求填写,有疑问的应当向公司法律事务部门咨询。尽量避免出现口头约定。任何口头约定都应当采用书面形式或者其他具有证明力的形式予以固定,并经双方确认。

(4)合同审查:经办人应当将准备签订的合同文本及相关材料送交企业业务部门对其可行性进行审查。经业务部门审查同意的,经办人应当将合同文本及相关材料送交企业法律事务部或企业法律顾问对其合法性及有效性进行审查。企业法律事务部或企业法律顾问应当对合同进行认真审查,并注明修改意见,由经办人再与对方协商。审查通过的,审查人应当在合同审查登记表上签署姓名。未经审查的合同不得签订。 11

审查通过的合同由企业法律事务部门或企业法律顾问保留副本待查。

(5)合同的签订:经企业法律事务部门或企业法律顾问审查通过的合同,由经办人交由有签订合同权限的负责人进行批准。批准人再次对合同进行审查,发现有疑难问题的,由批准人组织企业法律事务部门或企业法律顾问会同有关业务部门进行商讨。

合同经批准人审查同意后,由印章保管人加盖印章,并在印章使用登记表上注明印章使用的目的,使用时间,由经办人、印章保管人、批准人共同签字确认,留档备查。

(6)合同履行: 合同依法签订后,即具有法律约束力。相关业务部门必须认真履行合同,确保信誉。对合同履行中发生的情况进行详细记载,并随合同存档备查,对合同履行过程中的往来资料、信函连同合同文本一起由专人负责保管。

合同保管人除对合同文本及相关资料进行妥善保管外,还应当对合同中所约定的义务履行期限(包括已方的义务履行期限和对方的义务履行期限)进行摘要登记。当已方的义务履行期限即将届满时,合同保管人应当及时提醒合同经办人督促业务部门准备履行义务,以免承担违约责任。当对方的义务履行期限已经届满时,应当向合同经办人了解对方的履行情况,对方已依约定履行的,应当注明。对方未履行的,合同保管人应当提醒合同经办人提请法律事务部门研究对策,以免超过诉讼时效给企业带来不必要的损失。

合同履行过程中,因发生不可抗力或意外事件导致已方不能依约履行义务时,经办人应当及时向企业法律事务部门或企业法律顾问进行报告,并收集保管好相关证据。企业法律事务部门或企业法律顾问应当马上进行研究,并提出解决方案。

(7)合同变更:合同履行过程中,确需签订补充协议或者变更、解除合同的,经 12

办人应当按合同谈判、起草、审查、签订的程序进行报批。并向企业法律事务部门或企业法律顾问提出书面说明。

(8)履行完毕:合同履行完毕后,经办人应将与合同文本及有关的补充协议、文件资料等归档保存,并应当就有关事项做出书面说明,一并归档保存。合同签订、履行过程中因已方人员的工作失误导致企业损失的,相关职能部门应当对相关责任人进行追究。涉嫌犯罪的,移送司法机关处理。

以上三种法律事务管理,是企业法律事务管理中较为重要的三种类型。除此之外,有的企业还建立有诉讼管理制度,保密管理制度等法律事务管理制度。无论建立何种法律事务管理制度,都应当树立严格遵章办事的思想,这样才能实现法律事务管理的目标。

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